こんにちは！
非営利法人を専門とする会計事務所、アダムズグループの浜田です。

保育所の運営会社では、社会福祉法人のモデル経理規程に沿って経理規程を作成されていることが多いと思います。
モデル経理規程の中には固定資産の現物管理を行う旨の条項がありますが、これが遵守されているか監査の際に確認される場合があります。

確認される項目は２点あります。
まず、現物管理を行う固定資産管理責任者の任命がなされているかという点です。
前回のブログでも書いたように、特定の役職を定める場合は必ず任命書や辞令を作っておきましょう。

２つ目は、期末に固定資産台帳と現物の突合を行い、その結果を記録に残しているかという点です。
これは監査対応という意味だけではなく内部統制としても非常に重要です。
除却のときに金銭の支払いなどが発生せず、会計処理を行う側が除却に気が付かないケースがあります。
実地調査を行わないと、現物がないのに固定資産台帳には記載され続けるという事態になり得ます。

また、管理者の知らないところで、悪意なく職員が固定資産を破棄してしまうこともあります。
備品を捨てる場合は承認の稟議をあげるなどのルールを作り、職員全員に周知することも必要です。